Software Gestión Documental: AVANBOX

AVANBOX_logoAportamos soluciones a una de las problemáticas más habituales en nuestros días como es la gestión de la documentación.

En estos momentos existen en el mundo de la documentación retos para los que somos expertos, como por ejemplo la GESTIÓN DOCUMENTAL DE ARCHIVOS DIGITALES, cubierta mediante la solución AVANBOX que nos permite trabajar de un modo más eficiente, seguro y fiable.

Resumen de Funcionalidades:

Aquí te vamos a ofrecer algunas de las características o funcionalidades básicas con las que cuenta AVANBOX. Este listado se incrementa constantemente en nuevas versiones, ya que crece constantemente con las aportaciones de nuestros clientes.

Catalogación mediante OCR
Todo Documento que entra en AVANBOX es catalogado mediante un sistema OCR que permite la localización del mismo sin hacer nada más.
Gestión de metadatos avanzada, con Etiquetado libre, mediante Esquemas o a través de plantillas que permiten que el Documento se almacene dónde debe almacenarse.
El uso de carpetas virtuales permite que el usuario trabaje en un entorno conocido pero con funcionalidades avanzadas de un modo sencillo, sin provocar un cambio en su filosofía de trabajo.
Uso sencillo e integrado de Expedientes o Proyectos, en conjunto a las carpetas de Documentos.
AVANBOX permite la integración con otras aplicaciones para de este modo hacer más sencilla la implantación del sistema así como su mantenimiento.
Mediante sistemas de avisos y tareas, AVANBOX permite gestionar flujos de trabajo.
Los Documentos siempre son tuyos, tú decides qué tipo instalación deseas, la flexibilidad de la «nube» o la seguridad y rapidez del almacenamiento local.

Beneficios:

Son muchos los beneficios que aporta el uso de una herramienta de gestión documental como AVANBOX, aquí mostramos unos cuantos de ellos hablando en concreto de:

Seguridad
  • Acceso limitado a los DOCUMENTOS.
  • Localización de DOCUMENTOS. No encontrar un DOCUMENTO es como no tenerlo, AVANBOX permite localizarlo en el tiempo adecuado y por lo tanto, aporta la seguridad al sistema.
  • Recuperación de DOCUMENTOS eliminados.
  • Registro y trazabilidad de accesos y modificaciones. Mediante versiones o simplemente mediante
  • Gestión de respaldo centralizado.
  1. Ahorro en tiempo de búsqueda. Acceso a los DOCUMENTOS archivados de un modo casi instantáneo.
  2. Ahorro de papel y/o costos de impresión, al trabajar de un modo digital de manera preferente.
  3. Ahorro en espacio. El almacenaje de documentación puede llegar a ocupar un espacio importante de la organización, con los costos de alquiler o desaprovechamiento que eso implica.
  4. Ahorro en comunicación.
  1. Independencia de la persona. Mantener un sistema de gestión organizado implica la despersonalización de la tarea en el sentido de dependencia de una persona singular. Cuando esta persona está de baja o de vacaciones, aumentan los problemas de localización de documentación o simplemente, clientes desatendidos.
  2. Mejor ambiente empresarial. La pérdida de un documento, genera situaciones de estrés en la organización, provocando el empeoramiento de las relaciones entre las mismas personas de un equipo.
  3. Mejora de calidad. La sistematización en la localización de los documentos, permite una rápida respuesta
  4. Cumplimiento de normativas. El uso de una herramienta de gestión documental como AVANBOX permite cumplir con normativas vigentes que de otro modo es materialmente imposible, como son normas de calidad o de Protección de Datos Personales.